Google Workspace: Die beste Cloud-Productivity-Suite (EU-Server, aber nicht in DE)

Google Workspace (früher G Suite) ist die Cloud-first Productivity-Suite mit über 3 Milliarden Nutzern weltweit (Gmail, Drive, Docs).

Für deutsche B2B-Unternehmen bietet Google Workspace:

✅ EU-Server verfügbar (Niederlande, Belgien, Finnland)
✅ DPA verfügbar (DSGVO-konform)
⭐ Beste Echtzeit-Collaboration (Google Docs)
⚠️ KEINE deutschen Server (nur NL, BE, FI)
💰 Teurer als Microsoft 365 (€10,20 vs. €5,60 Entry)

In diesem Test zeigen wir dir, für wen Google Workspace die beste Wahl ist – und wann du besser zu Microsoft 365 (günstiger, DE-Server, Desktop-Apps) oder Zoho Workplace (günstiger) greifen solltest.

🔒 DSGVO & Datenschutz

🇪🇺 EU-Server (aber nicht Deutschland)

Google bietet seit 2020 EU-Datenresidenz:

🇳🇱 Niederlande (Eemshaven)
🇧🇪 Belgien (Saint-Ghislain)
🇫🇮 Finnland (Hamina)
❌ KEINE deutschen Server (im Gegensatz zu Microsoft)

Bei der Workspace-Einrichtung kannst du die EU als Datenresidenz wählen: Deine Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert.

DSGVO-Bewertung: ✅✅ GOOD (EU-Server verfügbar, aber nicht in Deutschland)

📜 DPA & Zertifizierungen

✅ Kostenloser DPA (alle Tarife)
✅ EU-Standard-Vertragsklauseln (SCCs)
✅ ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018
✅ SOC 2, SOC 3
✅ GDPR-Ready

Fazit: Google Workspace ist DSGVO-konform nutzbar, aber nicht so gut wie Microsoft 365 (DE-Server) oder Salesforce (DE-Server).

💡 Warum Google Workspace?

1️⃣ Beste Echtzeit-Collaboration

Google hat die beste Echtzeit-Collaboration am Markt:

Google Docs:

Mehrere Nutzer gleichzeitig im Dokument (bis zu 100 Nutzer!)
Cursor-Tracking (siehst andere User live tippen)
Commenting (Kommentare & Vorschläge)
Versionsverlauf (jede Änderung gespeichert)
Kein “Speichern”-Button nötig (auto-save alle 1-2 Sekunden)

Vergleich Collaboration:

Tool	Max. Co-Authoren	Cursor-Tracking	Auto-Save	Versionsverlauf
Google Docs	100	✅	✅ (1-2 Sek.)	✅ (unbegrenzt)
Microsoft Word Online	100	✅	✅ (3-5 Sek.)	✅ (30 Tage)
Microsoft Word Desktop	10	❌	⚠️ (manuell)	⚠️ (SharePoint)
LibreOffice	1	❌	⚠️ (manuell)	❌

Fazit: Google Docs ist die beste Lösung für Remote-Teams mit vielen gleichzeitigen Bearbeitern.

2️⃣ Cloud-first (kein lokaler Client nötig)

Google Workspace ist 100% Cloud-first:

Vorteile:

Kein Download nötig (alles im Browser)
Jedes Gerät (Windows, Mac, Linux, Chromebook)
Immer aktuell (keine Updates installieren)
Keine lokalen Dateien (alles in der Cloud)

Beispiel-Workflow:

Neues Dokument erstellen (direkt in Gmail oder Drive)
Link teilen (nicht per Email-Attachment!)
Gemeinsam bearbeiten (in Echtzeit)
Fertig (kein “Download → Bearbeiten → Neu hochladen”)

Vergleich:

Tool	Cloud-first	Desktop-Apps nötig
Google Workspace	✅ 100%	❌
Microsoft 365	⚠️ 80%	✅ (Word, Excel, Outlook)
Zoho Workplace	✅ 100%	❌

Fazit: Für Chromebook-Nutzer oder BYOD-Unternehmen ist Google perfekt.

3️⃣ Gmail – bestes Business-Email

Gmail ist das beste Business-Email am Markt:

Features:

Beste Spam-Filterung (99,9% Spam-Rate)
Smart Compose (AI-basierte Email-Vorschläge)
Smart Reply (Quick-Antworten)
Confidential Mode (selbstzerstörende Emails)
Integrated Chat & Meet (direkt in Gmail)
Unbegrenzte Email-Aliases

Vergleich:

Email	Spam-Filterung	AI-Features	Storage
Gmail	⭐⭐⭐⭐⭐	✅ (Smart Compose)	30GB - unbegrenzt
Outlook	⭐⭐⭐⭐	⚠️ (begrenzt)	50GB - 100GB
Zoho Mail	⭐⭐⭐⭐	❌	30GB - 100GB

Fazit: Gmail ist das beste Business-Email – besser als Outlook (Web).

📦 Preise

Tarif	Preis/User	Storage	Features
Business Starter	€5,75	30GB/User	Gmail, Drive, Docs, Meet (100 Teilnehmer)
Business Standard	€10,20	2TB/User	+ Meet (150 Teilnehmer), Recording, Shared Drives
Business Plus	€17,25	5TB/User	+ Meet (500 Teilnehmer), Vault (eDiscovery), Advanced Security
Enterprise	Custom	Unbegrenzt	+ Advanced Admin, Security & Compliance, Premium Support

Wichtig: Preise sind pro User/Monat (jährliche Abrechnung). Bei monatlicher Abrechnung +20%.

Hinweis: Für Non-Profits gibt es 50% Rabatt (€2,88 - €8,63/User).

💰 Reale Kosten-Beispiele

Beispiel 1: Kleines Team (10 User)

Google Workspace Business Standard: 10 × €10,20 = €102/Monat (€1.224/Jahr)
- Enthält: Gmail + Drive (2TB) + Docs + Meet (150 Teilnehmer)

Alternative Microsoft 365 Business Standard: 10 × €12,50 = €125/Monat (€1.500/Jahr)

Enthält: Outlook + OneDrive (1TB) + Desktop-Apps (Word, Excel) + Teams

Vergleich:

Google €276/Jahr günstiger (18%)
Aber: Keine Desktop-Apps (nur Browser)

Fazit: Google ist günstiger, aber Microsoft bietet mehr Features (Desktop-Apps).

Beispiel 2: Mittleres Team (50 User)

Google Workspace Business Plus: 50 × €17,25 = €862,50/Monat (€10.350/Jahr)
- Enthält: Gmail + Drive (5TB) + Docs + Meet (500 Teilnehmer) + Vault

Alternative Microsoft 365 Business Premium: 50 × €20 = €1.000/Monat (€12.000/Jahr)

Enthält: Outlook + OneDrive (1TB) + Desktop-Apps + Teams + Advanced Security

Vergleich:

Google €1.650/Jahr günstiger (14%)
Aber: Microsoft hat bessere Security (Intune, Defender)

Fazit: Google ist günstiger, Microsoft hat bessere Enterprise-Features.

Beispiel 3: Großes Unternehmen (200 User)

Google Workspace Enterprise Standard: 200 × €20 = €4.000/Monat (€48.000/Jahr)
- Enthält: Unbegrenzter Storage, Meet (500), Advanced Security

Alternative Office 365 E3: 200 × €35 = €7.000/Monat (€84.000/Jahr)

Enthält: Unbegrenzter Storage, Teams (1.000), Advanced Compliance

Vergleich:

Google €36.000/Jahr günstiger (43%)
Aber: Microsoft hat bessere Compliance-Tools

Fazit: Für große Unternehmen ist Google deutlich günstiger.

🎯 Google Workspace vs. Konkurrenz

Google Workspace vs. Microsoft 365

Feature	Google Workspace	Microsoft 365
Preis (10 User)	€102/Monat (Standard)	€125/Monat (Standard)
Preis (50 User)	€862,50/Monat (Plus)	€1.000/Monat (Premium)
DSGVO	✅✅ EU (NL, BE, FI)	✅✅✅ DE
Cloud-first	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Desktop-Apps	❌	⭐⭐⭐⭐⭐ (Word, Excel, PowerPoint)
Collaboration	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Email	⭐⭐⭐⭐⭐ (Gmail)	⭐⭐⭐⭐ (Outlook)
Video-Calls	⭐⭐⭐⭐ (Meet)	⭐⭐⭐⭐⭐ (Teams)

Empfehlung:

Cloud-first, keine Desktop-Apps nötig → Google Workspace
Desktop-Apps wichtig (Word, Excel, Outlook) → Microsoft 365
DSGVO-Exzellenz (DE-Server) → Microsoft 365
Budget-bewusst → Google (14-18% günstiger)

Google Workspace vs. Zoho Workplace

Feature	Google Workspace	Zoho Workplace
Preis (10 User)	€102/Monat	€36/Monat
Preis (50 User)	€862,50/Monat	€240/Monat
DSGVO	✅✅ EU	✅✅ EU
Features	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Collaboration	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Email-Qualität	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐

Empfehlung:

Budget-bewusst → Zoho (72% günstiger!)
Beste Features & Collaboration → Google

🏆 Für wen ist Google Workspace ideal?

✅ Perfekt für:

Cloud-first Unternehmen
- Keine Desktop-Apps nötig
- BYOD (Bring Your Own Device)
- Chromebook-Nutzer
Remote-Teams
- Echtzeit-Collaboration wichtig
- Viele gleichzeitige Bearbeiter
Startups & Scale-Ups
- Schnelles Setup (< 1 Stunde)
- Skaliert gut (von 5 auf 500 User)
Kreativ-Agenturen
- Google Drive einfaches File-Sharing
- Collaboration mit Kunden
Non-Profit-Organisationen
- 50% Rabatt verfügbar
- Unbegrenzter Storage (ab Business Plus)
Teams, die Gmail lieben
- Beste Spam-Filterung
- Smart Compose/Reply

❌ NICHT ideal für:

DSGVO-kritische Unternehmen → Microsoft 365 (DE-Server)
Desktop-App-intensive Teams → Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook Desktop)
Windows-dominierte Umgebungen → Microsoft 365 (bessere Integration)
Budget <€200/Monat (10 User) → Zoho Workplace (72% günstiger)
Advanced Compliance-Bedarf → Microsoft 365 (bessere eDiscovery, Legal Hold)

🚀 Getting Started

Google Workspace-Account erstellen (workspace.google.com)
EU-Region wählen (Niederlande/Belgien/Finnland)
Domain verifizieren (DNS-Eintrag)
User anlegen (Admin Console)
Gmail konfigurieren (MX-Records)
Team einladen

Setup-Dauer: 1-2 Stunden (mit DNS-Propagation)

💡 Best Practices

Shared Drives nutzen (statt My Drive):

My Drive: Persönliche Dateien (gehören dem User)
Shared Drives: Team-Dateien (gehören dem Team)

Vorteil: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bleiben Shared Drive-Dateien erhalten.

Google Groups für Email-Aliases:

info@firma.de → Gruppe (geht an mehrere User)
support@firma.de → Gruppe
sales@firma.de → Gruppe

2-Faktor-Authentifizierung (2FA) erzwingen:

Admin Console → Security → 2-Step Verification → Mandatory

Vault nutzen (ab Business Plus):

eDiscovery (Suche in allen Emails/Docs)
Legal Hold (Daten für Rechtsstreitigkeiten aufbewahren)

🎯 Google Workspace + Google Cloud

Bonus: Integration mit Google Cloud Platform:

AppSheet (No-Code Apps):

Eigene Apps aus Google Sheets erstellen
Beispiel: Spesenabrechnung-App

Google Cloud Search:

Durchsuche alle Workspace-Daten (Gmail, Drive, Calendar)

Cloud Identity:

SSO (Single Sign-On) für Drittanbieter-Apps
SAML, OAuth

Vergleich:

Tool	No-Code Apps	Enterprise Search	SSO
Google Workspace	✅ (AppSheet)	✅ (Cloud Search)	✅
Microsoft 365	✅ (Power Apps)	✅ (Delve)	✅
Zoho Workplace	✅ (Zoho Creator)	⚠️ (begrenzt)	✅

📊 Storage-Vergleich

Tarif	Storage/User	Shared Drives
Business Starter	30GB	❌
Business Standard	2TB	✅
Business Plus	5TB	✅
Enterprise	Unbegrenzt	✅

Vergleich:

Tool	Standard-Tarif Storage	Unbegrenzt ab
Google Workspace	2TB	Enterprise (~€20/User)
Microsoft 365	1TB	Nicht verfügbar
Zoho Workplace	100GB	Nicht verfügbar

Fazit: Google bietet am meisten Storage – perfekt für Agenturen mit vielen Dateien.

⚠️ Wichtige Nachteile

1. Keine deutschen Server

Nur Niederlande, Belgien, Finnland
Lösung: Für die meisten B2B-Unternehmen sind EU-Server ausreichend

2. Keine Desktop-Apps

Nur Browser & Mobile
Lösung: Nutze Microsoft 365 wenn Desktop-Apps nötig (Outlook Desktop, Excel mit Macros)

3. Google Docs nicht so mächtig wie Word/Excel

Weniger Features (z.B. keine erweiterten Excel-Formeln)
Lösung: Für 95% der Anwendungsfälle reicht Google Docs

4. Support nur Email (kein Phone)

Im Standard-Tarif nur Email-Support
Lösung: Upgrade zu Enterprise für Phone-Support

🔄 Migration von Microsoft 365 zu Google Workspace

Google bietet kostenlose Migration:

Daten exportieren (PST-Export aus Outlook)
Migration-Tool nutzen (Google Workspace Migrate)
DNS umstellen (MX-Records zu Google)
Team schulen (1-2 Stunden)

Typische Migrations-Dauer: 1-2 Wochen für 50-User-Organisation

Ersparnis nach Migration:

Von Microsoft 365 Business Standard (€125/Monat bei 10 Usern)
Zu Google Workspace Business Standard (€102/Monat bei 10 Usern)
= €23/Monat gespart (€276/Jahr)

Aber: Verlust von Desktop-Apps (Word, Excel Desktop)

🎓 Google Workspace for Education

Für Bildungseinrichtungen:

Kostenlos für qualifizierte Schulen/Universitäten
Unbegrenzter Storage (für Schulen mit <500 Usern)
Google Classroom (Learning Management System)

Vergleich:

Anbieter	Bildungs-Preis	Features
Google Workspace	€0	Unbegrenzt Storage, Classroom
Microsoft 365 A1	€0	Web-Apps only
Microsoft 365 A3	~€3/User	Desktop-Apps inklusive

Fazit: Google ist ideal für Schulen (kostenlos + Classroom).

⭐ Bewertung: 4,6/5

Kriterium	Bewertung
DSGVO	⭐⭐⭐⭐ (EU, aber nicht DE)
Preis-Leistung	⭐⭐⭐⭐
Features	⭐⭐⭐⭐⭐
Benutzerfreundlichkeit	⭐⭐⭐⭐⭐

Fazit: Beste Cloud-first Productivity-Suite mit exzellenter Echtzeit-Collaboration. EU-Server (aber nicht DE), 14-18% günstiger als Microsoft 365, aber keine Desktop-Apps. Perfekt für Remote-Teams, Startups, Chromebook-Nutzer. Microsoft 365 besser für Desktop-App-intensive Teams und DE-Server-Anforderungen.

Letzte Aktualisierung: 18. Januar 2025

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